Webex platformunun temel işlevselliğinin ötesine geçen ve kullanıcı verimliliğini artırmayı amaçlayan on temel “iş tüyosu” (work hack).
Webex, çağrı, mesajlaşma ve toplantı özelliklerini tek bir yerde birleştiren entegre bir iş birliği çözümüdür. Platform, basitliğinin yanı sıra, iş akışlarını optimize eden, odaklanmayı artıran ve iş birliğini derinleştiren bir dizi gelişmiş özellik sunmaktadır. Bu yazıda ele alınan temel temalar arasında uygulamanın kapsamlı kişiselleştirilmesi, toplantı planlama ve katılım süreçlerinin otomasyonu, harici araçlar ve dosya depolama hizmetleriyle entegrasyon, çağrı ve mesaj yönetiminde esneklik ve cihazlar arası kesintisiz geçiş bulunmaktadır. Bu tüyoları benimsemek, kullanıcıların Webex deneyimini standart bir iletişim aracından, işlerin doğrudan uygulama içinde yürütüldüğü merkezi bir verimlilik merkezine dönüştürmelerini sağlar.
Olağanüstü İşler yapmak için gereken herşey!
Webex, olağanüstü işler yapmak için gereken tüm araçları—çağrı, mesajlaşma ve toplantı—tek bir platformda sunan kapsamlı bir iş birliği çözümüdür. Kullanıcı dostu arayüzü ve yüz yüze iş birliğini birkaç tıklamayla kolayca kurma imkanı sunmasıyla öne çıkar. Ancak, platformun potansiyelini tam olarak ortaya çıkaran ve kullanıcı deneyimini bir üst seviyeye taşıyan, gözden kaçabilecek birçok değerli özellik barındırmaktadır. Bu yazıda Webex’in daha az bilinen ancak oldukça etkili olan on özelliğini veya “iş tüyosunu” detaylı bir şekilde inceleyerek, kullanıcıların iş akışlarını nasıl daha verimli, odaklı ve entegre hale getirebileceklerini ortaya koyacağız.
Webex, kullanıcıların uygulamayı kendi çalışma tarzlarına ve görsel tercihlerine göre uyarlamalarına olanak tanır. Bu, daha kişisel ve verimli bir çalışma ortamı yaratır.
Görsel Temalar: Kullanıcılar, uygulama arayüzü için çeşitli görsel temalar arasından seçim yapabilir. Bu temalar, açık veya koyu mod seçenekleriyle birlikte sunulur.
Jade (Yeşim)
Lavender (Lavanta)
Bronze (Bronz)
Kapak Fotoğrafları: Grup alanlarına ve kişisel profil kartlarına kapak fotoğrafları eklenerek çalışma alanları daha belirgin ve kişisel hale getirilebilir.
Özel Durum Mesajları: Kullanıcılar, kendi metinlerini ve emojilerini kullanarak ne üzerinde çalıştıklarını veya durumlarını belirten özel durum mesajları ayarlayabilirler.
Webex, toplantı katılım sürecini basitleştirmek için tercihlerin önceden ayarlanmasına olanak tanır. Bu “ayarla ve unut” yaklaşımı, her toplantıya tek bir tıklamayla tutarlı bir şekilde katılmayı sağlar.
Önceden Ayarlanabilir Tercihler:
Video: Toplantılara videonun otomatik olarak açık başlaması.
Ses: Girişte mikrofonun sessize alınması.
Arka Plan: Sanal bir arka planın otomatik olarak etkinleştirilmesi.
Platform, bildirim ve mesaj akışını yönetmek için çeşitli araçlar sunarak kullanıcıların önemli görevlere odaklanmasına yardımcı olur.
Favoriler: Önemli sohbetler veya alanlar, listenin en üstünde kalmaları için “Favorilere” eklenebilir.
@Bahsetmeler (@mentions): Doğrudan ilgili kişilere hitap eden @bahsetme özelliği, genel bildirim gürültüsünü azaltır.
Sohbetleri Gizleme: Daha az öncelikli sohbetler, alandan ayrılmadan veya silinmeden gizlenerek liste temizlenebilir.
Bayraklar (Flags): Önemli mesajlar veya görevler, daha sonra takip etmek üzere bayrakla işaretlenerek bir yapılacaklar listesi oluşturulabilir.
“Göz Atma” (Peek) özelliği, kullanıcılara bir alandaki mesajları, diğer katılımcıların mesajları okuduğunu görmeden inceleme imkanı tanır. Bu, yanıt vermeden önce düşünmek için zaman kazandırır ve mesajların “okundu” olarak işaretlenmesini engeller.
Webex, harici dosya depolama hizmetleriyle entegre olarak çalışır ve kullanıcıların farklı uygulamalar arasında geçiş yapma ihtiyacını azaltır.
Entegre Dosya Paylaşımı: OneDrive, SharePoint Online veya Box hesapları doğrudan Webex’e bağlanabilir.
Gerçek Zamanlı İş Birliği: Bu entegrasyon sayesinde, belgeler bir Webex alanı içinde sorunsuzca paylaşılabilir ve tüm ekip üyeleri tarafından gerçek zamanlı olarak düzenlenebilir.
Kullanıcılar, sık kullandıkları web tabanlı araçları ve kaynakları doğrudan Webex alanlarına gömebilir.
Gömülü Web Siteleri: Herhangi bir web sitesi URL’si, bir alana yeni bir sekme olarak eklenebilir.
Kullanım Senaryoları: Bu özellik; proje panoları (örneğin, Miro panosu), paylaşılan belgeler ve diğer verimlilik araçlarını merkezi bir konumda tutmak için idealdir. Bu, ekibin ihtiyaç duyduğu tüm araçların Webex içinde erişilebilir olmasını sağlar.
Webex, Microsoft Outlook ile entegre olarak toplantı planlama sürecini önemli ölçüde basitleştirir ve otomatikleştirir.
Hızlı Planlama: Bir Outlook toplantı davetinin konum alanına @webex yazmak, toplantıya katılım bilgilerini otomatik olarak davete ekler.
Otomatik Alan Oluşturma: Konum alanına @Webex:space eklemek, toplantıyla ilişkili yeni bir Webex alanı oluşturur.
Toplantı Sonrası Otomasyon: Toplantı sona erdiğinde, toplantı kayıtları, transkriptler, belirlenen eylem maddeleri ve beyaz tahta çalışmaları gibi tüm materyaller otomatik olarak ilgili Webex alanına kaydedilir.
Basit bir telefon görüşmesi, daha fazla katılımcının dahil edilmesi ve gelişmiş özelliklerin kullanılması gerektiğinde kolayca tam teşekküllü bir Webex toplantısına dönüştürülebilir.
Çağrıyı Yükseltme: Devam eden bir çağrı, daha fazla kişiyi davet etme ve beyaz tahta gibi iş birliği araçlarını kullanma imkanı sunan bir toplantıya yükseltilebilir.
Gelişmiş Toplantı Özellikleri: Bu geçiş, gerçek zamanlı transkripsiyon, otomatik not alma ve eylem maddesi takibi gibi güçlü Webex özelliklerinden yararlanma olanağı sağlar.
Webex, kullanıcıların konumdan bağımsız olarak çalışabilmesini sağlayan kesintisiz bir cihazlar arası deneyim sunar. “İş, nerede olduğunuz değil, ne yaptığınızdır” felsefesini destekler.
Çağrı Taşıma: Aktif bir çağrı veya toplantı, kullanıcının mobil telefonu, dizüstü bilgisayarı, masa telefonu veya özel Webex cihazları arasında sorunsuzca taşınabilir. Bu, hareket halindeyken bile kesintisiz iletişim sağlar.
Kullanıcılar, toplantı sırasında katılımcıların ve paylaşılan içeriğin ekrandaki yerleşimini kendi tercihlerine göre düzenleyebilir.
Özel Düzenler (Custom Layouts): Bu özellik, toplantıdaki video akışlarını ve içeriği istenilen şekilde konumlandırarak odağın önemli olan unsurlarda kalmasını sağlar. Her kullanıcı, kendi için en verimli görünümü oluşturabilir.